Über 800 Tage haben 470 brasilianische Unternehmer*innen der Firma VIBRA Energia aufgrund mehrfacher, coronabedingter Terminverschiebungen sehnlichst auf ihre Incentivereise nach München gewartet. Entsprechend groß war die Vorfreude. Vom 20. bis 26. August 2022 war es dann endlich soweit und die Stadt München konnte mit bayerischer Lebensart, einem vielseitigen Rahmenprogramm und zwei unvergesslichen Abendveranstaltungen punkten.
Das Unternehmen VIBRA Energia ist der größte Vertreiber und Vermarkter von Erdölderivaten und Biokraftstoffen in Brasilien und Lateinamerika. Jedes Jahr lädt das Unternehmen die Tankstellen-Betreiber*innen mit der besten Performance zu einer Incentivereise ein. Im Mai 2020 sollte es nach München gehen. Doch dann brach die Pandemie über die Welt herein und die Veranstaltung musste mehrfach verschoben werden. Liberty International Deutschland GmbH, zuständig für die Planung des Incentives in München, unterstützte den Kunden kontinuierlich bei der Prüfung der Verfügbarkeiten aller Dienstleister für mögliche neue Termine und die anschließende Umbuchung auf den neuen Veranstaltungstermin. Im August 2022, über zwei Jahre später, konnte die Veranstaltung schließlich wie geplant durchgeführt werden.
Liberty International Deutschland GmbH ist Teil der Liberty International Tourism Group – der größten, inhabergeführten Destination Management Company (DMC) der Welt, die mit mehr als 70 Büros über 90 Länder abdeckt. Seit über 30 Jahren organisiert die Agentur unvergessliche Reiseerlebnisse und außergewöhnliche Veranstaltungen für ihre globalen Kunden. Das multilinguale Team an den Standorten München, Berlin, Düsseldorf und Frankfurt verfügt deutschlandweit über wichtige Fachkenntnisse im Bereich der Touristik und der MICE-Branche. Für das Incentive in München arbeitete Liberty eng mit VIBRA Energia und zwei brasilianischen Agenturen zusammen, die vom Endkunden für die internationale Reiselogistik und das technische Event-Design beauftragt wurden. „Solch große Events sind nur im Team möglich“, sagt Markus Pietrzik, CEO von Liberty International Deutschland GmbH. „Diese fantastische Veranstaltung zeigte eine perfekte Zusammenarbeit zwischen Liberty, den beiden involvierten brasilianischen Agenturen und dem Endkunden VIBRA. Außerdem sind wir sehr glücklich, dass wir uns in München zu 100 Prozent auf unsere Dienstleister und Partner verlassen können, wodurch auch die vielen Last-Minute-Änderungen gemeinsam gemeistert werden konnten.“
Aufgrund interner Richtlinien des Unternehmens wurden die An- und Abreise auf zwei aufeinanderfolgende Tage entzerrt. In Kooperation mit dem Flughafen München wurde für die Anreise ein portugiesisch-sprechender Guide aus Brasilien hinter der Sicherheitskontrolle postiert, um die Sprachbarrieren zu überbrücken und bei Problemen und Fragen aller Art weiterzuhelfen. Zudem erhielten die Gäste einen in Zusammenarbeit mit dem Flughafen München für die Abreise erstellten Voucher, der es ihnen ermöglichte, mit einem Rabattcode vergünstigt in allen Duty Free Shops einzukaufen.
Das Incentive stellte in allen Punkten thematisch und inhaltlich den Bezug zur Region her. Bereits bei Ankunft im Westin Grand Hotel hieß ein Trio der bayerischen Musikgruppe „Happy Bavarians“ die Teilnehmer*innen beim Check-In in traditioneller Kleidung willkommen. Bei einem ersten bayrischen Bier freuten sich die Gäste nach zwei Jahren Corona-Pause wieder mit altbekannten Kolleg*innen und Freund*innen zu plaudern und tanzten direkt gemeinsam zu bayrischer Musik. Das bayerische Thema fand sich auch im Event Design wieder: So schmückten unter anderem kleine Maibäume das Foyer des Hotels, wo die Gäste übernachteten, und zum Abschied wurden personalisierte Lebkuchenherzen überreicht.
Bei der Registrierung zur Veranstaltung durften alle Teilnehmer*innen ihr individuelles Rahmenprogramm für den gesamten Aufenthalt selbst zusammenstellen. Hier wurde von Liberty International Deutschland GmbH besonderes Augenmerk auf einen vielfältigen Aktivitätenkatalog gelegt. Neben einem klassischen Stadtrundgang wurde auch eine Biertour durch die historische Altstadt sowie eine spannende Brauereiführung durch die Spaten-Franziskaner-Brauerei angeboten. So lernten die Gäste die deutsche Braukultur näher kennen und verkosteten auch das ein oder andere frisch gezapfte Bier. Zusätzlich zu den Highlights der Münchner Innenstadt hatten die Gäste die Möglichkeit, das idyllische Alpenvorland zu erkunden. Denn was wäre ein Aufenthalt in München ohne einen Ausflug zum berühmten Schloss Neuschwanstein? Das Märchenschloss ist auf der ganzen Welt ein Begriff und kaum ein*e München-Tourist*in möchte einen Besuch dort verpassen. So machte sich täglich eine größere Gruppe auf den Weg, um das prunkvolle Schloss zu besuchen und viele Erinnerungsfotos zu machen.
Auch die sportbegeisterten Teilnehmer*innen kamen nicht zu kurz. Sie durften sich über eine exklusive Führung in der Allianz Arena mit Besichtigung des Spielertunnels und der Mannschaftskabine des FC Bayern München freuen. Beim individuellen Besuch des FC Bayern Museums wurde auch das ein oder andere Souvenir gekauft.
Für ein actionreiches Erlebnis sorgten die Kartrennen auf der weltweit größten Indoor Elektro-Kartbahn im Kart Palast Bergkirchen. Wer auf der Suche nach noch mehr Adrenalin war, meldete sich zur AUDI Driving Experience in Neuburg an der Donau an. Hier durften die Gäste unter Anleitung von motorsporterfahrenen Instruktoren ihre fahrerischen Fähigkeiten unter Beweis stellen und ihre persönlichen Grenzen auf dem anspruchsvollen Offroad-Parcours testen. Für Autoliebhaber*innen, die es etwas ruhiger angehen lassen wollten, gab es die Möglichkeit, die BMW Welt zu besuchen und an einer Führung im BMW Museum teilzunehmen.
Für die optimale Betreuung der Gäste während der Aktivitäten wurde ein großes Team aus Mitarbeiter*innen der beiden brasilianischen Agenturen und lokalen portugiesisch-sprachigen Gästeführer*innen zusammengestellt. Eine logistische Herausforderung für die Agentur waren die sich dynamisch verändernden Covid-19 Regeln bei den Aktivitäten. In Zusammenarbeit mit den Partnern vor Ort schaffte Liberty International Deutschland GmbH es dennoch, dass alle Gäste auf ihre Kosten kamen und an den gewünschten Aktivitäten teilnehmen konnten.
An den Hauptveranstaltungstagen konnten Interessierte einen eigenen Shuttle-Bus vom Westin Grand Hotel in die Innenstadt nutzen – ideal für all jene, die keine Aktivitäten gebucht hatten und die Stadt lieber auf eigene Faust erkunden wollten. Darüber hinaus waren im Restaurant Zum Franziskaner täglich zwei Räume exklusiv angemietet, in denen die Gäste gemeinsam zu Mittag essen konnten. Hier wurden auch in mehreren Sessions regelmäßig exklusive Bier-Verkostungen angeboten.
Für die Preisverleihung, bei der die Mitarbeiter*innen von VIBRA in diesem Jahr für ihre Performance im Jahr 2019 ausgezeichnet wurden, verwandelten sich die sonst leeren Produktionshallen der Eisbach Studios in eine atemberaubende Gala-Dinner Location. Die brasilianische Fernsehmoderatorin Rafa Brites und ihr Mann, der brasilianische Journalist und Comedian Felipe Andreoli, führten die Gäste durch den Abend. Abgerundet wurde die Veranstaltung durch ein individuell abgestimmtes 3-Gänge-Menü, bei dem der Caterer Gaumenfreund auch gerne auf die persönlichen Wünsche der Gäste einging. Als zusätzliche Überraschung für die 30 Top-Performer wurde am nächsten Abend ein Abendessen im Restaurant Käfer Schänke organisiert.
Das Highlight zum Abschluss der Woche war die Abschiedsparty im Paulaner am Nockherberg, wo die Gäste mit der bayerischen Band „Die Kirchdorfer“ sowie der berühmten brasilianischen Country-Band „César Menotti & Fabiano“ musikalisch überrascht wurden. Schon als die Sängerin der Kirchdorfer die Gäste auf Portugiesisch begrüßte, jubelten alle und stürmten auf die Tanzfläche. Die Stimmung erreichte ihren Höhepunkt, als die extra aus Brasilien eingeflogene Band die Bühne betrat. Es kam eine wahre Konzertatmosphäre auf, alle sangen die Songs mit und feierten ausgelassen.
„Man merkte den Gästen die Freude an, dass die langersehnte Reise endlich stattfinden und sie die Stadt München kennenlernen konnten“, sagt Svenja Mayer, Senior Project Manager bei Liberty International Deutschland GmbH. „Die Gäste waren vor allem von der Driving Experience sehr begeistert und bezeichneten sie als die beste Aktivität in all den Jahren dieser Veranstaltungsreihe. Auch das brasilianische Organisationsteam, das die Veranstaltungsreihe seit Jahren begleitet, sprach von der ‚besten Edition ever‘.“
Auch Barbara Zenk, ebenfalls Senior Project Manager bei Liberty International Deutschland GmbH, zieht ein positives Fazit: „Nach einer überdurchschnittlich langen Planungs- und Vorbereitungszeit von über drei Jahren und den zusätzlichen Herausforderungen, die Covid-19 mit sich brachte, sind wir sehr glücklich, dass wir den Gästen nun endlich München mit all seinen Facetten zeigen und ihnen so einen unvergesslichen Aufenthalt bieten konnten.“
